(目的)

第1条　この規程は、豊田市における文書の保存及び活用の方法としてマイクロフィルムシステムを導入し、マイクロフィルム文書を原文書と同様に取り扱うことにより、文書事務の合理化を図ることを目的とする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(撮影する文書の範囲)

第3条　マイクロフィルムに撮影する文書の範囲は、10年以上保存が必要な文書とする。ただし、文書課長が特に認める文書については、撮影をし、又は撮影をしないことができる。

(文書の引継ぎの特例)

第4条　文書課長は、前条により文書をマイクロフィルムに撮影しようとするときは、文書管理規程第31条の規定によることなく文書の引継ぎを受けることができる。

(撮影の依頼等)

第5条　主管課長は、文書をマイクロフィルムに撮影しようとするときは、撮影する文書に保存文書管理票(兼マイクロフィルム撮影依頼書)(文書管理規程様式第8号)を添えて、文書課長に提出しなければならない。

(撮影の証明)

第6条　文書課長は、前条第3項の規定により撮影するときは、マイクロフィルム文書撮影証明書(様式第2号。以下「撮影証明書」という。)で証明する。

(証明の方法)

第7条　前条第1項に規定する証明は、文書課長が原文書の存在すること及びマイクロフィルム文書の内容が原文書と相違なく正写されたものであることを確認し、撮影証明書に必要事項を記入のうえ押印し、当該マスターフィルムに撮影することにより行う。

(マスターフィルム文書の検収等)

第8条　撮影者は、撮影完了後マスターフィルム文書及び原文書に検査書(様式第4号)を添えて、文書課長に提出しなければならない。

(活用フィルム文書の作成)

第9条　マスターフィルム文書1巻に対して、活用フィルム文書1巻を作成することを原則とする。

(保存期間)

第10条　マイクロフィルム文書の保存期間は、原文書保存の例による。

(保存又は保管場所)

第11条　マスターフィルム文書の保存又は保管場所は、文書事務担当課とし、耐火キャビネットにより保存し、又は保管する。

(定期検査)

第12条　文書課長は、マスターフィルム文書の保存又は保管状況について、次に掲げる検査を行い、その結果をマイクロフィルム台帳に記入しなければならない。

(再撮影又は再製)

第13条　前条第3項による再撮影又は再製は、原文書が存在するときは、原文書を再撮影し、原文書が存在しないときは、再製をするものとする。

(閲覧及び複写)

第14条　マイクロフィルム文書の閲覧及び複写は、原則として活用フィルム文書で行い、文書課長の定める場所でマイクロフィルム使用簿(様式第5号)に記入してから行うものとする。

(貸出しの禁止)

第15条　マスターフィルム文書は、貸し出さないものとする。ただし、文書課長が特に必要と認めたときは、この限りでない。

(原文書の廃棄)

第16条　原文書の廃棄は、第12条第1項第1号に定める3月検査の結果が合格後行うものとする。ただし、文書課長が特に原文書での保存の必要を認めたものは、この限りでない。

(委任)

第17条　この規程に定めるもののほか、マイクロフィルム文書の撮影、検収、検査、保存、活用等についての必要な基準等は、文書課長が別に定める。