○豊田市歴史公文書等管理規程

平成24年12月27日

訓令第9号

(趣旨)

第1条 この規程は、歴史公文書等の管理に関し、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(2) 行政文書 条例第2条第2号に規定する行政文書をいう。

(3) 歴史公文書 条例第2条第3号に規定する歴史公文書をいう。

(4) 行政資料 職員が職務上作成し、又は取得した図書、刊行物その他の資料のうち、次に掲げるもので歴史的価値のあるもの又は将来において歴史的価値が生じると見込まれるものをいう。

 調査報告書、統計書、事務事業概要書、事業計画書、広報誌その他これらに類する文書

 地図類、フィルム類、電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他の人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録)

(5) 歴史公文書等 歴史公文書及び行政資料をいう。

(収集)

第3条 総務部法務課長(以下「法務課長」という。)は、豊田市文書管理規程(平成16年訓令第1号。以下「文書管理規程」という。)別表第3に定める歴史公文書選別基準(以下「選別基準」という。)に従い、文書管理規程第33条第3項の規定により各実施機関の文書管理担当課長から移管された歴史的価値のある行政文書以外に、文書管理規程第32条第1項の規定により各実施機関の主管課長が廃棄の決定をした行政文書から歴史的価値のある行政文書を選別し収集することができる。この場合において、庶務課長は、あらかじめ各実施機関の文書管理担当課長と協議するものとする。

2 法務課長は、前項の規定による協議の結果、収集する文書があるときは、各実施機関の文書管理担当課長にその旨を通知し、該当文書を移管させるものとする。

(整理及び保存)

第4条 法務課長は、各実施機関の文書管理担当課長から移管された歴史的価値のある行政文書について、選別基準に従い歴史公文書としての妥当性を確認した上で、整理するものとする。

2 前項の場合において、法務課長は、当該歴史公文書が実施機関から移管された年度並びに移管をした実施機関及び主管課ごとに分類し、保存するものとする。

3 法務課長は、必要と認めたときは、各実施機関から行政資料を収集し、保存するものとする。

4 法務課長は、前2項の規定による歴史公文書等の保存は、適切な保存に資する専用の書庫において行うものとする。

(目録の記載事項)

第5条 条例第19条の規定により作成する目録には、次に掲げる事項を記載するものとする。

(1) 文書番号

(2) 名称

(3) 文書の概要

(4) 文書の作成又は取得の年度

(5) 移管をした実施機関及び主管課

(6) 実施機関から移管された年度

(7) 保存場所

(複製)

第6条 法務課長は、特に貴重な歴史公文書及び損傷しやすい歴史公文書を保存するために必要があると認めるときは、当該歴史公文書を複製することができる。

(開示決定等に係る協議)

第7条 法務課長は、文書管理規程第33条第2項の規定による通知のあった歴史公文書の開示の請求がされたときは、条例第20条の規定により読み替えて準用する条例第13条の規定により開示決定等をする前において、当該通知をした主管課長と協議しなければならない。

2 前項の規定による協議の結果、開示の請求に係る歴史公文書の全部又は一部を開示しない旨を決定したときは、これ以後当該歴史公文書の開示請求があった都度、主管課長と協議するものとする。

(移管元主管課等による利用)

第8条 法務課長は、歴史公文書を移管した実施機関の主管課長又は同課長から所掌事務を引き継いだ課長(以下この条及び第10条において「主管課長等」という。)から、その所掌事務を遂行するために当該歴史公文書を利用したい旨の申出があったときは、貸出期間を定めて、その利用を承諾するものとする。

2 前項の貸出期間は、15日以内とし、特に必要があるときは、その期間を延長することができる。

3 貸し出す歴史公文書は、抜取り、取替え又は訂正をさせてはならない。

4 貸し出す歴史公文書を転貸させ、又は庁舎の外に持ち出させてはならない。ただし、別に承認をした場合は、この限りでない。

5 貸し出した歴史公文書は、貸出期間内であっても、当該歴史公文書の開示の請求等があった場合は、直ちに返却を求めることができる。

6 第1項から前項までの規定は、主管課長等以外の課長からその所掌事務を遂行するために歴史公文書を利用したい旨の申出があった場合について準用する。この場合において、文書管理規程第33条第2項の規定による通知のあった歴史公文書の利用にあっては、主管課長等に意見を聴くものとする。

(行政資料の閲覧等)

第9条 法務課長は、書庫に保存されている行政資料の閲覧又は写しの交付を希望する者があるときは、行政資料閲覧申込書(様式第1号)を提出させるものとする。

2 法務課長は、行政資料の写しの交付を受ける者から、当該写しの作成及び送付に要する費用を徴収するものとする。この場合における費用の額は、豊田市情報公開規則(平成10年規則第69号)に定める費用負担の額の例によるものとする。

(廃棄)

第10条 法務課長は、損傷が著しく利用に供することができなくなった歴史公文書、重複して保有している歴史公文書又は歴史的価値がなくなった歴史公文書を廃棄することができる。この場合において、歴史公文書廃棄文書一覧(様式第2号)を作成し、主管課長等に通知の上、廃棄しなければならない。

2 前項の規定による廃棄は、他に利用されるおそれのない方法により行わなければならない。

(書庫への立入制限)

第11条 法務課長は、歴史公文書等を保存する書庫に関係職員以外の者を立ち入らせてはならない。ただし、特に必要があると認めたときは、この限りでない。

(訂正に代わる措置)

第12条 豊田市個人情報保護条例(平成15年条例第33号)第38条第2項に規定する必要な措置は、訂正の必要があると認めた歴史公文書の保存において当該訂正の内容を説明する書面を当該歴史公文書に添付し保存することとする。

2 法務課長は、歴史公文書保有個人情報以外に歴史公文書に記載されている事項の内容について訂正の必要があると認めたときは、前項の規定により講じる措置と同様の措置を講じるものとする。

(委任)

第13条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、市長が定める。

附 則

この規程は、平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成31年3月22日訓令第3号)

この規程は、平成31年4月1日から施行する。

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豊田市歴史公文書等管理規程

平成24年12月27日 訓令第9号

(平成31年4月1日施行)