○豊田市文書管理規程

平成16年3月31日

訓令第1号

豊田市文書管理規程(昭和49年規程第6号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1条~第11条)

第2章 文書の収受及び処理(第12条~第19条)

第3章 帳票の設計(第20条)

第4章 起案及び文書の発送(第21条~第27条)

第5章 文書の保存及び廃棄の決定(第28条~第35条)

第6章 秘密文書の処理(第36条~第39条)

第7章 雑則(第40条・第41条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は、事務の処理を適正にし、その能率的な運営を図るため、文書の管理に関し、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 事務を処理するために作成される書類、帳簿、伝票、電報、口頭又は電話による事項を記録したもの、電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他の人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)、図面その他の資料等各種の記録全てをいう。

(2) 紙文書 文書のうち、文字その他の記号等を使用して、紙の上に職務に係る事案を可視的かつ永続的状態に表示したものをいう。

(3) 電子文書 電磁的記録のうち、電子計算機(演算装置、制御装置、記憶装置及び入力装置からなる電子情報処理装置をいう。以下同じ。)による情報処理の用に供するものをいう。

(5) 行政文書 公開条例第2条第2号に規定する行政文書をいう。

(6) 歴史公文書 公開条例第2条第3号に規定する歴史公文書をいう。

(7) 帳票 帳簿、伝票、カード、封筒等必要事項を記入するためのフォームをいう。

(8) ファイリングシステム 必要な文書を必要に応じて利用し得るよう系統的に整理、分類、保管、保存し、不要文書として廃棄するまでの一連の仕組をいう。

(9) 総合文書管理システム 電子計算機を利用して文書の収受、起案、決定、保存、廃棄等の事務の処理及び文書に係る情報の総合的な管理を行う情報処理の仕組をいう。

(10) 保管 完結した文書を主管課の事務室内のキャビネット等又は総合文書管理システムで管理することをいう。

(11) 0年保管文書 完結してからその年度(第11条第5項に規定するものは暦年とする。以下同じ。)末に廃棄する文書をいう。

(12) 1年保管文書 完結した年度の翌年1年間保管した後廃棄する文書をいう。

(13) 移替え 保管中の文書のうち、現年度に係る文書を毎年(度)末にひとまとめにして、キャビネット内又は総合文書管理システム内の他の位置に移すことをいう。

(14) 置替え 紙文書を保管から次号に定める保存に移すことをいう。

(15) 保存 キャビネット内の紙文書を書庫内に、電子文書を総合文書管理システム内に分類整理することをいう。

(16) ファイル作業 文書のファイルへの出入れ、移替えなど文書整理に必要な事務をいう。

(17) 電子署名 電子文書について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(行政文書の種類)

第3条 前条第5号に規定する行政文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 法規文書

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

(2) 公示文書

 告示 法令で告示する旨規定されている事項又は権限に基づいて決定若しくは処分した事項を一般に知らせるもの

 公告 一定の事項を広く一般に知らせるもの

(3) 令達文書

 規程 職務執行上の基本的事項等について所属の機関又は職員に対し指揮命令するもの

 指令 許可又は認可の申請、願い等に対して指示又は命令するもの

(4) 往復文書

 通達 職務執行上の細目的事項又は法令の解釈、適用等について所属の機関又は職員に対して指揮命令するもの

 照会 ある事柄を問い合わせる場合に発するもの

 回答 照会又は依頼に対する返事として発するもの

 通知 一定の事実、処分又は意思を特定の相手に知らせるために発するもの

 依頼 一定の事柄を相手に頼むために発するもの

 送付 書類、物品などを送るに際し発するもの

 報告 ある事実を特定の人又は機関に知らせるために発するもの

 諮問 一定の機関に対して、法令で定められた事柄について意見を求めるもの

 答申 諮問機関が、諮問された事項について意見を述べるもの

 進達 下級機関から上級機関に一定の事柄を通知し、又は一定の書類を送り届けるもの

 副申 申請書などを進達する場合に、経由機関が参考意見を付けて具申するもの

 申請 住民又は行政機関が、行政機関又は他の行政機関に対して、許可、認可その他一定の行為を求めるもの

 願い 許可等を受けるため一定の事項を申し出るもの

 届け 法令等に基づいて一定の事項を申し出るもの

 建議 ある行政機関が、他の関係機関に対して、自発的に意見や希望を申し出るもの

(5) その他の文書

復命書、書簡文、証明書、賞状、表彰状、感謝状、議案文、契約書その他の前各号に該当しない文書

2 行政文書は、次のとおり区分して取り扱うものとする。

(1) 庁内文書 部課及びこれに相当する組織並びに行政委員会等本市の機関相互において収受し、又は施行する文書をいう。

(2) 庁外文書 庁内文書以外の文書で収受し、又は施行する文書をいう。

(行政文書の左横書き)

第4条 行政文書は、次に掲げるものを除き、全て左横書きとする。

(1) 法令の規定により、様式が縦書きと定められているもの

(2) 他の行政機関が、特に様式を縦書きと定めているもの

(事務処理の原則)

第5条 事務の処理は、原則として文書により行う。

2 文書事務の処理に当たっては、次に定めるところによるものとする。

(1) 文書事務は、形式・内容において正確に処理しなければならない。

(2) 文書事務は、迅速かつ能率的に処理しなければならない。

(3) 文書事務は、適法かつ妥当性のあるものでなければならない。

(4) 文書事務は、即日処理を原則とし、かつ、その処理状況を常に明らかにしておかなければならない。

(5) 主管課長は、主管課の文書事務を総括し、当該事務の円滑かつ適正な処理をしなければならない。

(文書管理担当課長の職務)

第6条 文書管理担当課長は、本市における文書管理を総括するとともに次に定める事務を掌理する。

(1) 指定する起案文書の審査に関すること。

(2) 文書の施行に関すること。

(3) 文書の保管、保存及び廃棄処分に関すること。

(4) 総合文書管理システムの管理に関すること。

(5) 歴史的価値のある行政文書の総務部法務課長(以下「法務課長」という。)への移管に関すること。

(6) その他文書処理について必要なこと。

2 文書管理担当課長は、主管課長に対し、当該課の文書管理についての報告を求め、文書の提出を求める等、常に調査を行い、その結果に基づいて指導に当たるとともに必要な措置を求めることができる。

(文書集配等担当課長の職務)

第6条の2 文書集配等担当課長は、本市における文書集配等を総括するとともに、次に定める事務を掌理する。

(1) 本市に到達する文書の収受及び配付に関すること。

(2) 文書の印刷に関すること。

(3) 文書の発送に関すること。

2 文書集配等担当課長は、主管課長に対し、当該課に文書集配等についての報告を求め、文書の提出を求める等、常に調査を行い、その結果に基づいて指導に当たるとともに必要な措置を求めることができる。

(文書管理者)

第7条 主管課長の文書事務を補佐するため、主管課に文書管理者を置く。

2 文書管理者は、主管課の担当長以上の職員のうちから主管課長が命じ、次に定める事項を処理する。

(1) 文書の収受及び発送手続に関すること。

(2) 文書の審査及び決定手続に関すること。

(3) 帳票の設計、使用、改善等に関すること。

(4) ファイリングシステムに関すること。

(5) マイクロフィルム文書に関すること。

(6) 記録媒体の管理に関すること。

(7) 行政文書の開示に関すること。

(8) 行政文書保有個人情報(豊田市個人情報保護条例(平成15年条例第33号。以下「保護条例」という。)第2条第5号に規定する行政文書保有個人情報をいう。)の開示等に関すること。

(9) 文書事務の進行管理に関すること。

(10) 文書事務の指導及び改善に関すること。

(11) 総合文書管理システムの利用に係る調整等に関すること。

(12) その他文書処理について必要なこと。

(文書担当者)

第8条 文書管理者の文書事務を補佐するため、主管課に文書担当者を置く。

2 文書担当者は、主管課長が命じる。

(文書の管理)

第9条 文書の管理は、総合文書管理システムに記録することにより行う。

2 主管課長は、前項の規定により難いと認めるときは、別の方法により管理することができる。この場合において、主管課長は、事前に文書管理担当課長と協議の上、その旨を総合文書管理システムに記録するものとする。

3 文書管理者は、総合文書管理システムにより未完結文書(収受作成又は起案作成をした後、完結されていない文書をいう。)について調査し、処理の促進を図らなければならない。

4 総合文書管理システムに記録された文書の管理は、情報システム担当課長が行い、適切な運用に努めるものとする。

(文書情報の共有)

第10条 主管課長は、文書管理の効率化を図るため、総合文書管理システムにより文書情報の共有化を推進するものとする。

2 文書情報の共有化の範囲は、主管課長が文書の内容及び性質により適宜判断し、総合文書管理システムに記録する。ただし、文書管理システムに記録できない文書については、この限りでない。

(文書の記号及び番号)

第11条 文書には、文書の記号及び番号を付けなければならない。ただし、第9条第2項に該当する場合及び簡易な文書については、この限りでない。

2 収受文書に基づく起案文書及び起案文書に基づく発送文書は、それぞれ同一の文書の記号及び番号を用いることを基本とする。

3 文書の記号は、別表第1に定めるとおりとし、文書の番号は、法令等により別に定めるもののほか、主管課ごとに会計年度を通じて一連番号とする。

4 主管課長は、前項の規定により難いと認めるときは、別の記号又は別の方法により番号を付けることができる。この場合において、主管課長は、事前に文書管理担当課長と協議の上、その旨を総合文書管理システムに記録するものとする。

5 第3項の規定にかかわらず、別表第2に掲げる文書については同表に定める記号によるものとし、番号は、種別ごとに暦年を通じて一連番号とする。

第2章 文書の収受及び処理

(電子文書の収受)

第12条 電子文書の収受は、通信回線に接続した情報処理システム(以下「情報処理システム」という。)を利用して行うものとする。

2 前項の電子文書が本市に対する申請、届出等に係るもので、かつ、当該行為を行った者の作成に係るものであること又は内容の改変が行われていないことの確認を要するものである場合には、電子署名が付されている場合に限り情報処理システムにより収受することができる。

3 第1項の規定にかかわらず、主管課長は、特別の事情があると認めるときは、フロッピーディスク、光ディスク等の媒体により電子文書を収受することができる。

4 情報処理システムへの着信の確認は、定時に行うものとする。

(到達する文書の処理)

第13条 本市に到達する文書で、文書集配等担当課において収受したものは、次に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 収受した文書のうち紙文書は文書集配等担当課に設置する文書配布箱を通して、電子文書は総合文書管理システムにより主管課に配布する。

(2) 訴訟、不服申立てその他の文書で到達の日時が権利の得喪又は変更に係るものにあっては、収受時刻を記載する。

2 前項第1号の規定にかかわらず、書留文書等については、文書集配等担当課において総合文書管理システムに必要事項を入力し、主管課の受領者名を登録してから主管課に配布する。

(郵便等料金の未払又は不足の文書の処理)

第14条 到達する文書のうち郵便等料金の未払又は不足のものがあるときは、文書集配等担当課長が必要と認めたものに限り、料金を支払って収受することができる。

(2以上の課に関係のある文書の配布)

第15条 2以上の課に関連する文書は、最も関係の深いと認める課に配布する。

(主管課が配布を受け、又は直接収受した文書の処理)

第16条 文書管理者は、第13条第1項第1号の規定により配布を受け、又は直接収受した文書のうち必要があると認められるものにあっては、総合文書管理システムに記録する。その場合、紙文書には関連付けができる情報を記録する。ただし、総合文書管理システムに記録できない場合は、収受件名簿(様式第1号)に記録するものとする。

2 文書管理者は、前項の規定により収受した文書が他の課の所掌に係るものであるときは、速やかに当該文書を所掌する課へ転送するものとする。

(勤務時間外に到達する文書の処理)

第17条 勤務時間外に到達する文書は、警備員が収受するものとする。

2 前項の規定により収受した文書は、速やかに文書集配等担当課長に引き継がなければならない。

3 第1項の規定により収受した文書のうち緊急を要すると認められるものは、文書集配等担当課長又は宛名の者に伝達しなければならない。

(収受文書の閲覧及び処理上の指示)

第18条 主管課長は、第16条の規定による文書を閲覧し、当該事務の処理担当者に処理方法及び方針を示し、遅滞なく処理させなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、主管課の出先機関にあっては、豊田市職務権限規程(昭和63年訓令第3号。以下「権限規程」という。)に定めるところにより当該施設の長の権限に属する事務についてのみ、主管課長に代わって当該施設の長が前項の処理をすることができる。この場合において、主管課長は、事前に文書管理担当課長と協議し、その承認を得なければならない。

3 重要又は異例の文書については、その処理に先立って、市長、副市長又は部長の指示を受けなければならない。

4 配布された文書中、他課に関係のあるものは、処理に先立って関係課と協議しなければならない。

(文書の処理)

第19条 処理担当者は、配布を受けた文書について、次に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 文書は、速やかに処理するように努め、処理すべき期限のあるものにあっては必ずその期限までに、現金及び金券については即日に手続を完了しなければならない。

(2) 文書を処理するに当たって、上級の職位の意思決定を受ける必要がある場合は、権限規程第3章に規定するところによるものとする。

第3章 帳票の設計

(帳票の種類及び立案)

第20条 帳票の種類は、次に定めるところによる。

(1) 庁外帳票 法令又は本市以外のものにより様式の全部又は一部が定められているものをいう。

(2) 庁内帳票 前号に定める以外の帳票で、次に掲げる帳票をいう。

 共通帳票 各課共通に常時使用する帳票で様式が全く同一のもの

 準共通帳票 各課共通に常時使用する帳票で、様式の基本部分は同一であるが、一部分の様式を異にするもの

 特定帳票 特定の主管課で使用するもの

2 帳票の立案については、文書管理担当課長が別に定めるところによる。

3 庁内帳票は、当該帳票に係る事務の主管課において立案するものとする。

第4章 起案及び文書の発送

(起案の方法)

第21条 起案は、権限規程に規定するもののほか、次に定めるところにより行わなければならない。

(1) 起案は、起案をする者(以下「起案責任者」という。)が、総合文書管理システムに事案の内容その他所要事項を入力し、電磁的に記録すること(以下「電子起案方式」という。)により行うこと。

(2) 前号の規定にかかわらず、文書管理担当課長が事務処理の効率化等の観点から合理的であると認めるときは、次に掲げる方法により起案をすることができること。

 起案用紙(様式第2号。以下「決定書」という。)に事案の内容その他所要事項を記載し、その起案責任者欄に押印する方法(以下「紙起案方式」という。)

 その他文書管理担当課長が適当と認める方法

(3) 紙起案方式により起案文書を作成した場合、その起案責任者は、総合文書管理システムに当該起案文書に係る文書管理事項を記録すること。

(4) 緊急を要する文書、秘密に属する文書その他文書の処理上特殊な取扱いを要するものについて、起案責任者は、起案文書にそれぞれ至急、秘密等の旨を明示すること。

(5) 決定に関しては、権限規程に定めるところによるものとし、紙起案方式による場合は、決定書の決定表示欄に、不要な部分は朱斜線を引いて明確にすること。

(6) 起案文書には、内容がよく分かる標題を付し、必要があるときは、関係法令、予算その他参考資料を添えること。

(7) 起案文書には、起案年月日、決定区分、決定年月日等所定の事項を必ず明確に記載又は入力すること。

(8) 文書の用字・用語は平易なものを用い、現代仮名遣いによるものとし、かつ、文体は口語体であること。

(9) 文書の施行者名は、市長、会計管理者その他職務権限を有する者の職名及び氏名を記載すること。ただし、特に職務権限を有する者の職名を記載すべきものを除き、庁内文書は、部課長等補助執行機関の職名及び氏名を記載することができること。

(10) 関係する事案については、支障のない限り一括して起案すること。

(11) 字句等を加除訂正した場合は、紙文書のときはその箇所に朱線を引き、電子文書のときは総合文書管理システムにおいて変更過程がわかるように管理すること。

2 権限規程に規定する決定に係る文書の決定区分を示す記号は、次に掲げるとおりとする。

(1) 市長決定 A

(2) 副市長決定 B

(3) 部長決定 C

(4) 副部長決定 D

(5) 課長決定 E

(6) 副課長決定 F

(7) 担当長決定 G

3 前項の規定にかかわらず、豊田市消防本部等職務権限規程(平成25年消防本部訓令第7号)に規定する決定に係る文書の決定区分を示す記号は、次に掲げるとおりとする。

(1) 市長決定 A

(2) 副市長決定 B

(3) 消防長決定 C

(4) 消防次長決定 D

(5) 課長及び分署長決定 E

(6) 副課長及び副分署長決定 F

(7) 担当長決定 G

4 第2項の規定にかかわらず、豊田市会計管理者の権限に属する事務の決定権限に関する規程(昭和60年訓令第8号)に規定する決定に係る文書の決定区分を示す記号は、次に掲げるとおりとする。

(1) 会計管理者決定 D

(2) 課長決定 E

(3) 副課長決定 F

(4) 担当長決定 G

5 起案文書の当該案件が2以上の部課等に関係があるときは、権限規程第28条から第30条までの規定により、合議し、事前協議し、又は事後報告し、その結果を表示しなければならない。

(決裁の方式)

第22条 事案の決定は、電子起案方式による起案文書に、当該事案の決定者、検討者及び合議者(以下「決定者等」という。)が、総合文書管理システムにより決定に関与した旨を電磁的に表示し、記録することを求める方式(以下「電子決裁方式」という。)又は紙起案方式による起案文書に、当該事案の決定者等の押印を求める方式(以下「紙決裁方式」という。)により行うものとする。

2 決裁途中において、文書管理担当課長が事務処理等の観点から合理的であると認めるときは、電子決裁方式による決定を紙決裁方式によるものに変更することができる。

3 電子起案方式又は紙起案方式によらない起案をした場合の決裁の方式は、別に定める。

(廃案の通知等)

第23条 起案責任者は、決裁中の起案文書を廃し、又はその内容に重要な変更(以下「内容変更」という。)をするときは、その旨を既に決裁を終了した検討者及び合議者に通知するものとする。この場合において、内容変更があったときは、当該起案文書を再度決裁するものとする。

2 決定者等は、決裁中の起案文書を廃し、又は内容変更をするときは、その旨を起案責任者並びに既に決裁を終了した検討者及び合議者に通知するものとする。この場合において、内容変更があったときは、当該起案文書を再度決裁するものとする。

3 起案責任者又は決定者等は、決裁中の起案文書を廃したときは、その旨を総合文書管理システムに記録するものとする。

(決定後等の処理)

第24条 起案文書(電子起案方式及び紙起案方式によるものに限る。)の起案責任者は、当該事案が決定したとき及び施行が完了したときは、総合文書管理システムに文書管理事項を記録するものとする。

2 起案文書であって事案の決定後に周知を図る必要があるものについては、総合文書管理システム又は紙文書の余白に回覧用の押印欄等を用いて回覧するものとする。

(文書の審査及び印刷)

第25条 決定済文書で施行のために印刷を要するものは、主管課で処理するものを除き、印刷依頼書に原稿を添えて、文書集配等担当課長に依頼するものとする。

2 文書集配等担当課長は、前項の規定により印刷の依頼を受けた文書について、例式、文体、用字用語等を審査し、適当でないものについては、文意に反しない限度において修正をすることができる。

(公印の押印等)

第26条 施行を必要とする文書には、公印を押印しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、原則として公印を省略するものとする。

(1) 市の機関に発する往復文

(2) 軽易な往復文

(3) 書簡文

3 公印を押印しようとするときは、押印を必要とする文書及び決定済起案文書を、豊田市公印規則(昭和40年規則第20号)第3条に規定する管理者に提示し、承認を受けなければならない。

4 電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、文書管理担当課長が別に定める。

(発送の方法及び手続)

第27条 施行に用いる文書等(以下「施行文書」という。)の発送は、総合文書管理システムによる送信、情報処理システムによる送信、郵送、使送及び集配等に区分して行うものとする。

2 情報処理システムによる送信の場合で、その電磁的記録が本市が作成したものであること及び内容の改変が行われていないことの証明を要するものであるときには、電子署名を付さなければならない。

3 秘密の取扱いを必要とする紙文書を発送する場合には、当該文書を封筒に入れて密封して発送するものとする。

4 第1項の規定により施行文書(総合文書管理システムに起案情報を記録したものに限る。)を発送した者は、その旨を総合文書管理システムに記録し、紙決裁方式のものにあっては当該施行文書に係る起案文書の発送欄にもその旨を記入するものとする。

5 発送する施行文書で必要のあるものは、文書発送件名簿(様式第3号)に記録するものとする。

6 紙文書を発送する場合は、指定時刻までに文書集配等担当課長に提出しなければならない。この場合において、大量に発送するときは、事前にその旨を連絡しなければならない。

7 前項の規定により送付を受けた場合は、文書集配等担当課長は、発送文書の数量、重さ及び料金を照査し、郵送等の手続を行うものとする。

8 主管課は、緊急を要し規定の発送時刻以外に郵送等により発送しなければならない場合は、あらかじめ文書集配等担当課長に申し出て所定の指示を受け、又は切手・はがき受払申請書(様式第4号)により切手等を受領し、当該課において発送手続をするものとする。

9 前項の規定により切手等を交付した場合は、文書集配等担当課長は、常にその受払状況を明らかにしておかなければならない。

第5章 文書の保存及び廃棄の決定

(ファイル作業と文書の整理)

第28条 文書管理者は、文書管理担当課長の指導助言に従って主管課のファイル基準表(様式第5号)を作成し、職員は、これに従ってファイル作業をするものとする。

2 文書の保管単位は、主管課単位とする。

3 文書が完結したときは、処理経過及び第30条第1項に規定する保存期間について、その当否を確認のうえ保管をしなければならない。

4 主管課長は、文書が完結した日以後のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置として、歴史的価値のある文書と認められるものにあっては法務課長への移管の措置を、それ以外のものにあっては廃棄の措置をとるべきことを定め、その旨をファイル基準表に記録するものとする。

5 次の各号のいずれかに該当する紙文書については、相互参照表(様式第6号)を作成しなければならない。

(1) 一の紙文書に二以上の業務内容が記されている紙文書

(2) 二以上の分類があり判断に迷う紙文書

(3) 関連文書を異なった分類区分で整理しなければならない紙文書

(4) 秘密を要する文書でキャビネットに保管することが適当でない紙文書

(5) 文書の形態上キャビネットに保管することが困難又は適当でない紙文書

6 処理中の紙文書は、その処理内容が分かるようにして各人別の懸案フォルダーに収め、課内の所定の場所に保管しておかなければならない。

(文書の移替え、置替え及び保存)

第29条 文書管理担当課長は、毎年度1回以上文書整理期間を設け、その期間中に各主管課に文書の移替え及び置替えを行わせるものとする。

2 主管課は、現年度ファイルに係る紙文書のうち、1年保管文書及び保存を必要とする文書の移替えを行い、毎年(度)ファイルに係る紙文書のうち、保存を必要とする文書については、次条第1項に規定する保存期間ごとに整理し、保存文書管理票(様式第7号)を作成の上、文書管理担当課長に引き継がなければならない。

3 文書管理担当課長は、前項に規定する保存を必要とする文書の引継ぎを受けたときは、引継文書と保存文書管理票を照合の上、書庫に保存するものとする。

4 文書管理担当課長は、現年度ファイルに係る電子文書のうち、保存を必要とする文書については、次条第1項に規定する保存期間ごとに整理し、総合文書管理システム内に保存するものとする。

(文書の保存期間及び起算)

第30条 文書の保存期間は、法令に定められたものを除き、30年・10年・5年・3年とする。

2 前項の期間の適用区分については、文書管理担当課長が別に定めるところによる。

3 第1項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書については、保存期間が満了した後も、それぞれ当該各号に定める期間が満了する日までの間保存するものとする。この場合において、一の区分に該当する文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が満了する日のいずれか遅い日までの間、保存期間を延長するものとする。

(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間

(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間

(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間

(4) 公開条例第6条第1項に規定する開示請求があったもの 公開条例第12条各項又は第20条の決定の日の翌日から起算して1年間

(5) 保護条例第17条第1項に規定する開示請求、保護条例第32条第1項に規定する訂正請求又は保護条例第40条第1項に規定する利用停止請求があったもの 保護条例第23条各項(保護条例第30条において準用する場合を含む。)第34条各項第38条第3項若しくは第42条各項の決定の日又は保護条例第38条第2項の規定により必要な措置を講じた場合にあっては当該措置を講じることを決定した日の翌日から起算して1年間

4 前項の規定によるもののほか、主管課長は、保存期間が満了した文書であっても必要があると認めるときは、文書管理担当課長と協議の上、期間を延長して当該文書を保存することができる。

5 第1項の期間は、文書が完結した日の属する年度の翌年4月1日から起算する。ただし、暦年によるものにあっては、文書が完結した日の属する年の翌年1月1日から起算する。

(保存文書の特例)

第31条 保存文書のうち、文書管理担当課長が指定するものは、マイクロフィルムに撮影して保存することができる。

2 マイクロフイルムの取扱いについては、別に定める。

(保存文書の廃棄等の決定)

第32条 主管課長は、保存期間が満了した行政文書並びに保管が終了した0年保管文書及び1年保管文書について、廃棄又は保存期間の延長若しくは設定の決定をしなければならない。

2 主管課長は、前項の規定により保存文書等の廃棄の決定をしようとするときは、当該文書の件名、廃棄する日、廃棄の方法等を記載した起案文書によって当該廃棄する旨を決定するものとする。

3 前項の場合において、主管課長は、総合文書管理システムに廃棄する旨を記録し、廃棄する文書の一覧を作成し、同項の起案文書に当該一覧を添付するものとする。

4 主管課長は、保存期間が満了する日の前に文書(保存期間が1年未満のものを除く。)を廃棄しなければならない特別の必要が生じた場合は、文書管理担当課長の承認を得て、当該文書を廃棄しなければならない。

(歴史的価値のある行政文書の選別、移管等)

第33条 文書管理担当課長は、前条第1項の規定により主管課長が廃棄の決定をした行政文書について、別表に定める歴史公文書選別基準に従い、歴史的価値のあるものとそれ以外のものに選別するものとする。

2 主管課長は、前項の規定により歴史的価値のあるものとして選別された行政文書を文書管理担当課長に提出するものとする。この場合において、公開条例第7条各号に掲げる情報が記録されているために開示の制限を行う必要があると認めるときは、文書管理担当課長にその旨を通知するものとする。

3 文書管理担当課長は、前項の規定により提出された歴史的価値のある行政文書に同項の規定による通知を付して法務課長に移管するものとする。

(法務課長による歴史的価値のある行政文書の収集に係る協議)

第34条 文書管理担当課長は、法務課長から歴史的価値のある行政文書(前条第3項の規定により移管する行政文書を除く。)の収集について協議を求められたときは、これに応じるものとする。

(保存文書等の廃棄の方法)

第35条 主管課長又は文書管理担当課長(以下「主管課長等」という。)は、保存期間の満了した行政文書(第33条第2項の規定により文書管理担当課長に提出された行政文書を除く。)を、保存文書管理票の廃棄年月日に従って、消去、焼却、細断、溶解等の方法によりこれを廃棄するものとする。

2 主管課長等は、廃棄に当たり秘密の取扱いを特に必要とする文書については、当該文書の内容に応じた方法により廃棄するものとする。

第6章 秘密文書の処理

(秘密文書の指定及び表示)

第36条 主管課長は、その所管する課の文書について秘密の取扱いをする必要があると認める場合は、当該文書を秘密の取扱いをする必要がある文書(以下「秘密文書」という。)として、指定をするものとする。

2 秘密文書には、秘密の取扱いを必要とする時期を限らないものであること又は当該時期を限るものであることを明示するものとする。

(秘密文書の指定の解除)

第37条 主管課長は、秘密文書について秘密の取扱いを必要としなくなったとき、又は公開条例の規定に基づき当該秘密文書の開示の決定があったときは、前条第1項の規定による指定を解除するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、秘密の時期を限る文書にあっては、当該秘密文書に係る秘密の取扱いを必要とする期限の到来をもって、前条第1項の規定による指定が解除されたものとみなす。

(秘密文書の取扱い)

第38条 秘密文書を取り扱うときは、当該秘密文書の記録内容が外部に漏れることのないように、細心の注意を払うものとする。

2 秘密文書の全部又は一部を複写する場合は、主管課長の許可を得るものとする。

3 前項の規定により主管課長の許可を受けて秘密文書を複写した場合は、当該複写したものを当該秘密文書と同一の秘密文書とみなす。

(秘密文書の保管)

第39条 情報システム担当課長は、秘密文書が電子文書である場合には、総合文書管理システムにおけるその秘密の保持に努めるものとする。

2 主管課長等は、秘密文書が電子文書以外である場合には、他の文書と区別し、施錠のできる金庫、ロッカー等に厳重に保管し、その秘密の保持に努めるものとする。ただし、秘密文書の形状、利用の態様等から金庫、ロッカー等に保管しておくことが適当でないものにあっては、他の方法により保管することができる。

第7章 雑則

(庁外持出しの禁止)

第40条 行政文書は、庁外へ持ち出すことはできない。ただし、やむを得ない理由により、あらかじめ文書管理担当課長(保存文書以外の文書は主管課長。ただし、主管課の出先機関にあっては、当該施設の長)の許可を得たときは、この限りでない。

(委任)

第41条 この規程に定めるもののほか必要な事項は、別に定める。

附 則

この規程は、平成16年4月1日から施行する。

附 則(平成17年3月29日訓令第2号)

この規程は、平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成18年6月30日訓令第5号抄)

(施行期日等)

1 この規程は、平成18年6月30日から施行し、改正後の豊田市職務権限規程の規定及び次項の規定による改正後の豊田市文書管理規程の規定は、同年4月1日から適用する。

附 則(平成18年12月27日訓令第14号)

(施行期日)

1 この規程は、平成19年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規程の施行の際現に在職する収入役が、その任期中に限り、なお従前の例により在職する場合においては、改正後の豊田市文書管理規程第21条第1項第9号の規定は適用せず、改正前の豊田市文書管理規程第21条第1項第9号の規定は、なおその効力を有する。

附 則(平成19年7月6日訓令第9号)

この規程は、平成19年7月6日から施行し、改正後の豊田市文書管理規程の規定は、同年4月1日から適用する。

附 則(平成19年10月9日訓令第13号)

この規程は、平成19年10月9日から施行する。

附 則(平成20年3月28日訓令第4号)

この規程は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成21年3月31日訓令第3号)

この規程は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成22年3月31日訓令第4号)

この規程は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成23年3月31日訓令第4号)

この規程は、平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成24年4月27日訓令第7号)

この規程は、平成24年4月27日から施行し、改正後の豊田市文書管理規程の規定は、同月1日から適用する。

附 則(平成24年12月27日訓令第11号)

この規程は、平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成25年4月12日訓令第9号)

この規程は、平成25年4月12日から施行し、改正後の豊田市文書管理規程の規定は、同月1日から適用する。

附 則(平成26年3月31日訓令第2号)

この規程は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成27年3月26日訓令第3号)

この規程は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月30日訓令第3号)

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成29年3月31日訓令第7号)

この規程は、平成29年4月1日から施行する。

附 則(平成30年3月30日訓令第2号)

この規程は、平成30年4月1日から施行する。

附 則(平成31年3月22日訓令第2号)

この規程は、平成31年4月1日から施行する。

附 則(令和2年3月26日訓令第6号)

この規程は、令和2年4月1日から施行する。

附 則(令和3年3月25日規程第3号)

この規程は、令和3年4月1日から施行する。ただし、別表第3備考の改正規定は、同年3月25日から施行する。

別表第1(第11条関係)

文書の記号

部課名

記号

部課名

記号

部課名

記号

経営戦略部


生涯活躍部


区画整理支援課

区整

経営戦略課

経営

市民活躍支援課

市活

公園緑地つくる課

つくる

情報戦略課

情戦

文化振興課

文振

公園緑地つかう課

つかう

国際まちづくり推進課

国際

生涯スポーツ推進課

生ス

開発調整課

開調

秘書課

スポーツ戦略課

ス戦

建築相談課

建相

東京事務所

東京

文化財課

文財

建築計画調整課

建計

市政発信課

市政

美術館

建築整備課

建整

企画政策部


子ども部


建築予防保全課

建予

企画課

次世代育成課

定住促進課

定促

財政課

子ども家庭課

建設部


土地利用調整課

土利

保育課

保育

建設企画課

建企

都市計画課

都計

環境部


幹線道路推進課

未来都市推進課

環境政策課

環政

土木管理課

土管

総務部


環境保全課

環保

道路維持課

道維

庶務課

総庶

廃棄物対策課

道路予防保全課

道予

法務課

ごみ減量推進課

街路課

人事課

清掃業務課

清業

土木課

土木

行政改革推進課

行革

清掃施設課

清施

地域建設課

地建

財産管理課

財管

福祉部


河川課

契約課

地域包括ケア企画課

地包

会計課

情報システム課

総務監査課

総監

消防本部


技術管理課

福祉総合相談課

福相

総務課

消総

用地審査課

生活福祉課

生福

警防救急課

市民部


障がい福祉課

予防課

市民相談課

市相

高齢福祉課

高福

指令課

市民課

市民

介護保険課

介護

足助消防署


国保年金課

国年

福祉医療課

福医

管理課

足管

市民税課

市税

保健部


消防1課

足1

資産税課

総務課

保総

消防2課

足2

債権管理課

保健衛生課

保衛

北消防署


地域振興部


感染症予防課

管理課

北管

地域支援課

地支

保健支援課

保支

消防1課

北1

旭支所

地域保健課

地保

消防2課

北2

足助支所

足助

産業部


藤岡小原分署

藤小

稲武支所

稲武

産業労働課

産労

中消防署


小原支所

小原

次世代産業課

次産

管理課

中管

上郷支所

上郷

商業観光課

商観

消防1課

中1

猿投支所

猿投

農政企画課

農企

消防2課

中2

下山支所

下山

農業振興課

農振

東分署

中東

高岡支所

高岡

農地整備課

農整

逢妻分署

中逢

高橋支所

高橋

森林課

森林

南消防署


藤岡支所

藤岡

都市整備部


管理課

南管

松平支所

松平

都市整備課

都整

消防1課

南1

交通安全防犯課

交通政策課

交政

消防2課

南2

防災対策課

市街地整備課

市整

西分署

南西





末野原分署

南末

別表第2(第11条関係)

法規文書等の記号

種別

記号

種別

記号

議案

議決

議案

条例

条例

承認

承認

規則

規則

同意

同意

規程

訓令

諮問

諮問

告示

告示

報告

報告

公告

公告

専決処分

専決

 

 

別表第3(第33条関係)

歴史公文書選別基準

1 選別の方針

歴史的価値のある行政文書は、市民と行政の共通の財産として、永く後世に伝えられ、豊田市の歴史形成に寄与するものであるため、次の各号のいずれかに該当するものを偏ることなく選別するものとする。

(1) 市民の生活の推移が歴史的に跡づけられるもの

(2) 行政の推移が歴史的に跡づけられるもの

(3) 昭和20年代以前に作成し、又は取得したもの

2 歴史的価値のある公文書の選別基準は、次のとおりとする。

(1) 条例、規則、訓令、通達等の例規に関するもの

(2) 各種制度及び行政機構の新設及び改廃に関するもの

(3) 廃置分合及び境界変更等に関するもの

(4) 選挙に関するもの

(5) 市議会に関するもの

(6) 市の重要な会議に関するもの

(7) 調査、統計及び研究に関するもの

(8) 予算、決算及び収支等財政状況に関するもの

(9) 起債、補助金及び貸付金に関するもの

(10) 財産の取得、管理及び処分に関するもの

(11) 許可、認可等に関するもの

(12) 監査、検査等に関するもの

(13) 主要職員及び各種委員の人事に関するもの

(14) 重要な表彰に関するもの

(15) 争訟に関するもの

(16) 陳情及び請願並びに要望等に関するもの

(17) 重要な計画に関するもの

(18) 公共施設の建設等ハード事業の実施に関するもの

(19) 各種施策、行政運営上のシステム等ソフト事業の実施に関するもの

(20) 史跡、文化財等に関するもの

(21) 国際交流に関するもの

(22) 重要な儀式及び行事に関するもの

(23) 重大な事件、事故及び災害に関するもの

(24) 学校、こども園等の新設及び統廃合に関するもの

(25) その他歴史的な価値があると認められるもの

備考 この表に掲げる基準の細目は、法務課長が別に定めるものとする。

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豊田市文書管理規程

平成16年3月31日 訓令第1号

(令和3年4月1日施行)

体系情報
第3編 行政通則/第2章 文書・公印
沿革情報
平成16年3月31日 訓令第1号
平成17年3月29日 訓令第2号
平成18年6月30日 訓令第5号
平成18年12月27日 訓令第14号
平成19年7月6日 訓令第9号
平成19年10月9日 訓令第13号
平成20年3月28日 訓令第4号
平成21年3月31日 訓令第3号
平成22年3月31日 訓令第4号
平成23年3月31日 訓令第4号
平成24年4月27日 訓令第7号
平成24年12月27日 訓令第11号
平成25年4月12日 訓令第9号
平成26年3月31日 訓令第2号
平成27年3月26日 訓令第3号
平成28年3月30日 訓令第3号
平成29年3月31日 訓令第7号
平成30年3月30日 訓令第2号
平成31年3月22日 訓令第2号
令和2年3月26日 訓令第6号
令和3年3月25日 規程第3号