2　行政文書は、次のとおり区分して取り扱うものとする。

2　文書事務の処理に当たっては、次に定めるところによるものとする。

2　文書管理担当課長は、主管課長に対し、当該課の文書管理についての報告を求め、文書の提出を求める等、常に調査を行い、その結果に基づいて指導に当たるとともに必要な措置を求めることができる。

2　文書集配等担当課長は、主管課長に対し、当該課に文書集配等についての報告を求め、文書の提出を求める等、常に調査を行い、その結果に基づいて指導に当たるとともに必要な措置を求めることができる。

2　文書管理者は、主管課の担当長以上の職員のうちから主管課長が命じ、次に定める事項を処理する。

2　文書担当者は、主管課長が命じる。

2　主管課長は、前項の規定により難いと認めるときは、別の方法により管理することができる。この場合において、主管課長は、事前に文書管理担当課長と協議の上、その旨を総合文書管理システムに記録するものとする。

3　文書管理者は、総合文書管理システムにより未完結文書(収受作成又は起案作成をした後、完結されていない文書をいう。)について調査し、処理の促進を図らなければならない。

4　総合文書管理システムに記録された文書の管理は、情報システム担当課長が行い、適切な運用に努めるものとする。

2　文書情報の共有化の範囲は、主管課長が文書の内容及び性質により適宜判断し、総合文書管理システムに記録する。ただし、文書管理システムに記録できない文書については、この限りでない。

2　収受文書に基づく起案文書及び起案文書に基づく発送文書は、それぞれ同一の文書の記号及び番号を用いることを基本とする。

3　文書の記号は、別表第1に定めるとおりとし、文書の番号は、法令等により別に定めるもののほか、主管課ごとに会計年度を通じて一連番号とする。

4　主管課長は、前項の規定により難いと認めるときは、別の記号又は別の方法により番号を付けることができる。この場合において、主管課長は、事前に文書管理担当課長と協議の上、その旨を総合文書管理システムに記録するものとする。

5　第3項の規定にかかわらず、別表第2に掲げる文書については同表に定める記号によるものとし、番号は、種別ごとに暦年を通じて一連番号とする。

2　前項の電子文書が本市に対する申請、届出等に係るもので、かつ、当該行為を行った者の作成に係るものであること又は内容の改変が行われていないことの確認を要するものである場合には、電子署名が付されている場合に限り情報処理システムにより収受することができる。

3　第1項の規定にかかわらず、主管課長は、特別の事情があると認めるときは、フロッピーディスク、光ディスク等の媒体により電子文書を収受することができる。

4　情報処理システムへの着信の確認は、定時に行うものとする。

2　前項第1号の規定にかかわらず、書留文書等については、文書集配等担当課において総合文書管理システムに必要事項を入力し、主管課の受領者名を登録してから主管課に配布する。

2　文書管理者は、前項の規定により収受した文書が他の課の所掌に係るものであるときは、速やかに当該文書を所掌する課へ転送するものとする。

2　前項の規定により収受した文書は、速やかに文書集配等担当課長に引き継がなければならない。

3　第1項の規定により収受した文書のうち緊急を要すると認められるものは、文書集配等担当課長又は宛名の者に伝達しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、主管課の出先機関にあっては、豊田市職務権限規程(昭和63年訓令第3号。以下「権限規程」という。)に定めるところにより当該施設の長の権限に属する事務についてのみ、主管課長に代わって当該施設の長が前項の処理をすることができる。この場合において、主管課長は、事前に文書管理担当課長と協議し、その承認を得なければならない。

3　重要又は異例の文書については、その処理に先立って、市長、副市長又は部長の指示を受けなければならない。

4　配布された文書中、他課に関係のあるものは、処理に先立って関係課と協議しなければならない。

2　帳票の立案については、文書管理担当課長が別に定めるところによる。

3　庁内帳票は、当該帳票に係る事務の主管課において立案するものとする。

2　権限規程に規定する決定に係る文書の決定区分を示す記号は、次に掲げるとおりとする。

3　前項の規定にかかわらず、豊田市消防本部等職務権限規程(平成25年消防本部訓令第7号)に規定する決定に係る文書の決定区分を示す記号は、次に掲げるとおりとする。

4　第2項の規定にかかわらず、豊田市会計管理者の権限に属する事務の決定権限に関する規程(昭和60年訓令第8号)に規定する決定に係る文書の決定区分を示す記号は、次に掲げるとおりとする。

5　起案文書の当該案件が2以上の部課等に関係があるときは、権限規程第28条から第30条までの規定により、合議し、事前協議し、又は事後報告し、その結果を表示しなければならない。

2　決裁途中において、文書管理担当課長が事務処理等の観点から合理的であると認めるときは、電子決裁方式による決定を紙決裁方式によるものに変更することができる。

3　電子起案方式又は紙起案方式によらない起案をした場合の決裁の方式は、別に定める。

2　決定者等は、決裁中の起案文書を廃し、又は内容変更をするときは、その旨を起案責任者並びに既に決裁を終了した検討者及び合議者に通知するものとする。この場合において、内容変更があったときは、当該起案文書を再度決裁するものとする。

3　起案責任者又は決定者等は、決裁中の起案文書を廃したときは、その旨を総合文書管理システムに記録するものとする。

2　起案文書であって事案の決定後に周知を図る必要があるものについては、総合文書管理システム又は紙文書の余白に回覧用の押印欄等を用いて回覧するものとする。

2　文書集配等担当課長は、前項の規定により印刷の依頼を受けた文書について、例式、文体、用字用語等を審査し、適当でないものについては、文意に反しない限度において修正をすることができる。

2　前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、原則として公印を省略するものとする。

3　公印を押印しようとするときは、押印を必要とする文書及び決定済起案文書を、豊田市公印規則(昭和40年規則第20号)第3条に規定する管理者に提示し、承認を受けなければならない。

4　電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、文書管理担当課長が別に定める。

2　情報処理システムによる送信の場合で、その電磁的記録が本市が作成したものであること及び内容の改変が行われていないことの証明を要するものであるときには、電子署名を付さなければならない。

3　秘密の取扱いを必要とする紙文書を発送する場合には、当該文書を封筒に入れて密封して発送するものとする。

4　第1項の規定により施行文書(総合文書管理システムに起案情報を記録したものに限る。)を発送した者は、その旨を総合文書管理システムに記録し、紙決裁方式のものにあっては当該施行文書に係る起案文書の発送欄にもその旨を記入するものとする。

5　発送する施行文書で必要のあるものは、文書発送件名簿(様式第3号)に記録するものとする。

6　紙文書を発送する場合は、指定時刻までに文書集配等担当課長に提出しなければならない。この場合において、大量に発送するときは、事前にその旨を連絡しなければならない。

7　前項の規定により送付を受けた場合は、文書集配等担当課長は、発送文書の数量、重さ及び料金を照査し、郵送等の手続を行うものとする。

8　主管課は、緊急を要し規定の発送時刻以外に郵送等により発送しなければならない場合は、あらかじめ文書集配等担当課長に申し出て所定の指示を受け、又は切手・はがき受払申請書(様式第4号)により切手等を受領し、当該課において発送手続をするものとする。

9　前項の規定により切手等を交付した場合は、文書集配等担当課長は、常にその受払状況を明らかにしておかなければならない。

2　文書の保管単位は、主管課単位とする。

3　文書が完結したときは、処理経過及び第30条第1項に規定する保存期間について、その当否を確認のうえ保管をしなければならない。

4　主管課長は、文書が完結した日以後のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置として、歴史的価値のある文書と認められるものにあっては法務課長への移管の措置を、それ以外のものにあっては廃棄の措置をとるべきことを定め、その旨をファイル基準表に記録するものとする。

5　次の各号のいずれかに該当する紙文書については、相互参照表(様式第6号)を作成しなければならない。

6　処理中の紙文書は、その処理内容が分かるようにして各人別の懸案フォルダーに収め、課内の所定の場所に保管しておかなければならない。

2　主管課は、現年度ファイルに係る紙文書のうち、1年保管文書及び保存を必要とする文書の移替えを行い、毎年(度)ファイルに係る紙文書のうち、保存を必要とする文書については、次条第1項に規定する保存期間ごとに整理し、保存文書管理票(様式第7号)を作成の上、文書管理担当課長に引き継がなければならない。

3　文書管理担当課長は、前項に規定する保存を必要とする文書の引継ぎを受けたときは、引継文書と保存文書管理票を照合の上、書庫に保存するものとする。

4　文書管理担当課長は、現年度ファイルに係る電子文書のうち、保存を必要とする文書については、次条第1項に規定する保存期間ごとに整理し、総合文書管理システム内に保存するものとする。

2　前項の期間の適用区分については、文書管理担当課長が別に定めるところによる。

3　第1項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書については、保存期間が満了した後も、それぞれ当該各号に定める期間が満了する日までの間保存するものとする。この場合において、一の区分に該当する文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が満了する日のいずれか遅い日までの間、保存期間を延長するものとする。

4　前項の規定によるもののほか、主管課長は、保存期間が満了した文書であっても必要があると認めるときは、文書管理担当課長と協議の上、期間を延長して当該文書を保存することができる。

5　第1項の期間は、文書が完結した日の属する年度の翌年4月1日から起算する。ただし、暦年によるものにあっては、文書が完結した日の属する年の翌年1月1日から起算する。

2　マイクロフイルムの取扱いについては、別に定める。

2　主管課長は、前項の規定により保存文書等の廃棄の決定をしようとするときは、当該文書の件名、廃棄する日、廃棄の方法等を記載した起案文書によって当該廃棄する旨を決定するものとする。

3　前項の場合において、主管課長は、総合文書管理システムに廃棄する旨を記録し、廃棄する文書の一覧を作成し、同項の起案文書に当該一覧を添付するものとする。

4　主管課長は、保存期間が満了する日の前に文書(保存期間が1年未満のものを除く。)を廃棄しなければならない特別の必要が生じた場合は、文書管理担当課長の承認を得て、当該文書を廃棄しなければならない。

2　主管課長は、前項の規定により歴史的価値のあるものとして選別された行政文書を文書管理担当課長に提出するものとする。この場合において、公開条例第7条各号に掲げる情報が記録されているために開示の制限を行う必要があると認めるときは、文書管理担当課長にその旨を通知するものとする。

3　文書管理担当課長は、前項の規定により提出された歴史的価値のある行政文書に同項の規定による通知を付して法務課長に移管するものとする。

2　主管課長等は、廃棄に当たり秘密の取扱いを特に必要とする文書については、当該文書の内容に応じた方法により廃棄するものとする。

2　秘密文書には、秘密の取扱いを必要とする時期を限らないものであること又は当該時期を限るものであることを明示するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、秘密の時期を限る文書にあっては、当該秘密文書に係る秘密の取扱いを必要とする期限の到来をもって、前条第1項の規定による指定が解除されたものとみなす。

2　秘密文書の全部又は一部を複写する場合は、主管課長の許可を得るものとする。

3　前項の規定により主管課長の許可を受けて秘密文書を複写した場合は、当該複写したものを当該秘密文書と同一の秘密文書とみなす。

2　主管課長等は、秘密文書が電子文書以外である場合には、他の文書と区別し、施錠のできる金庫、ロッカー等に厳重に保管し、その秘密の保持に努めるものとする。ただし、秘密文書の形状、利用の態様等から金庫、ロッカー等に保管しておくことが適当でないものにあっては、他の方法により保管することができる。

この規程は、平成16年4月1日から施行する。

この規程は、平成17年4月1日から施行する。

(施行期日等)

1　この規程は、平成18年6月30日から施行し、改正後の豊田市職務権限規程の規定及び次項の規定による改正後の豊田市文書管理規程の規定は、同年4月1日から適用する。

(施行期日)

1　この規程は、平成19年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規程の施行の際現に在職する収入役が、その任期中に限り、なお従前の例により在職する場合においては、改正後の豊田市文書管理規程第21条第1項第9号の規定は適用せず、改正前の豊田市文書管理規程第21条第1項第9号の規定は、なおその効力を有する。

この規程は、平成19年7月6日から施行し、改正後の豊田市文書管理規程の規定は、同年4月1日から適用する。

この規程は、平成19年10月9日から施行する。

この規程は、平成20年4月1日から施行する。

この規程は、平成21年4月1日から施行する。

この規程は、平成22年4月1日から施行する。

この規程は、平成23年4月1日から施行する。

この規程は、平成24年4月27日から施行し、改正後の豊田市文書管理規程の規定は、同月1日から適用する。

この規程は、平成25年4月1日から施行する。

この規程は、平成25年4月12日から施行し、改正後の豊田市文書管理規程の規定は、同月1日から適用する。

この規程は、平成26年4月1日から施行する。

この規程は、平成27年4月1日から施行する。

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

この規程は、平成29年4月1日から施行する。

この規程は、平成30年4月1日から施行する。

この規程は、平成31年4月1日から施行する。

この規程は、令和2年4月1日から施行する。

この規程は、令和3年4月1日から施行する。ただし、別表第3備考の改正規定は、同年3月25日から施行する。

この規程は、令和4年4月1日から施行する。

この規程は、令和5年4月1日から施行する。

この規程は、令和6年4月1日から施行する。